O que é o renting de equipamentos de impressão?
O renting de impressoras e fotocopiadoras é uma solução mais rentável para ter a máquina de que precisa sempre disponível, reduzindo os custos de impressão. Ao alugar o equipamento mais adequado às suas necessidades reduz o risco, os custos e evita a preocupação de lidar com máquinas obsoletas. No renting é assinado um contrato de aluguer que tem uma duração de 12 a 72 meses e que lhe permite usar as impressoras e fotocopiadoras como se fossem suas.
Que tipo de equipamentos posso ter em renting?
Através do renting é possível aceder a todo o tipo de impressoras, desde pequeno formato para etiquetas e talões, passando pelas multifunções A4 e A3 até às de grande formato como as Plotter e impressoras 3D.
O que inclui o contrato de renting?
No contrato de renting de equipamentos de impressão está apenas incluído o aluguer mensal ou trimestral do equipamento que escolher. Todos os consumíveis e manutenções devem ser contratados diretamente ao fornecedor do equipamento. Estes serviços não estão incluídos no contrato de renting por uma questão de segurança. Se existisse um problema com o fornecedor ou este não fosse capaz de dar resposta a alguma questão ficaria limitado em termos de opções. Ao contratar este serviço fora do acordo de renting ganha flexibilidade para escolher o fornecedor.
A quem se destina este tipo de renting?
A todo o tipo de empresas com necessidades de impressão. Desde a pequena empresa com poucos funcionários, à média ou grande com uma equipa maior e outro tipo de necessidades, em qualquer área de negócio.
Por exemplo, se administra uma gráfica, saberá que não se trata apenas de imprimir panfletos, revistas ou outros documentos para os seus clientes. Importa contar com a tecnologia mais recente para poder imprimir itens comerciais, a cores e de grande formato com alta qualidade, baixos custos e tempos de resposta rápidos. Deste modo consegue acompanhar as necessidades de clientes e toda a concorrência. Neste campo, o renting de equipamentos de impressão só apresenta benefícios, ajudando mesmo a expandir operações.
Faça a sua simulação e fique a conhecer as condições aprovadas para a sua PME. De seguida basta escolher a impressora ou fotocopiadora que melhor que se adapta às necessidades da sua empresa.
Quais as grandes vantagens do renting de equipamentos de impressão?
Optar por adquirir uma boa impressora pode representar, hoje em dia, um esforço financeiro considerável. O acesso ao renting permitirá passar a contar com uma maior previsibilidade nos gastos. No início do contrato são definidas as rendas, simplificando esta gestão. Desta forma, contar com novas impressoras representará apenas um pequeno incremento gradual na despesa mensal, o que acaba por permitir uma melhor gestão do orçamento de cada organização.
O renting vai ainda permitir aceder aos equipamentos tecnologicamente mais avançados do mercado sem necessidade de investimento inicial. O dinheiro ficará disponível para investimentos em áreas mais importantes para a empresa.
Porquê recorrer ao renting deste tipo de equipamentos?
O renting é uma forma de financiamento com provas dadas e com vantagens fiscais. Tem ainda a vantagem de lhe permitir trocar a impressora ou fotocopiadora por uma versão mais recente no final do contrato, para que a sua empresa disponha sempre do equipamento de impressão mais moderno.
O que têm as PMEs a ganhar com esta modalidade?
Muitas das pequenas e médias empresas a atuar no mercado nacional, lutam para se manter dentro do orçamento, com cash-flow positivo e as receitas o mais estabilizadas possível. Ao optar pelo renting de equipamentos de impressão, sem entrada inicial, torna-se possível obter a impressora mais indicada para o negócio, mais avançada tecnologicamente e sem ter que deitar mão às importantes reservas financeiras da organização.
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O que deve considerar antes de fazer renting de equipamentos de impressão?
São vários os fatores a ter em consideração neste campo:
- começando desde logo pelo tipo de impressora a selecionar e que deverá responder, rigorosamente, aos requisitos e ao orçamento do negócio. Por exemplo, as impressoras a jacto de tinta imprimem com maior qualidade e têm uma eficiência energética muito maior que as de laser. Mas, por outro lado, têm consumíveis mais caros e este é um fator que também deve ser ponderado.
- Cartão de memória ou leitor USB, conectividade de rede via cabo ou Wi-Fi, funcionalidade Duplex (impressão em ambos os lados), visor LCD, digitalização e fax são outros recursos a considerar e que podem ser assegurados pelo renting de uma máquina multifunções.
- Velocidade de impressão, tamanho do papel e capacidade de papel são alguns dos outros parâmetros a serem levados em consideração. Embora seja comum que as organizações imprimam em folhas de tamanho A4, as impressoras de escritório modernas oferecem uma ampla gama de possibilidades como A3, A5, A6, B5, B6, Carta ou Envelopes. Isso deverá ser igualmente tido em conta.
- A capacidade de papel é mais uma métrica a considerar. Uma impressora pode ter uma alta velocidade de impressão, mas se tiver uma bandeja de papel modesta, alguém terá que preencher as folhas com frequência.
Quais os custos associados ao renting de impressoras?
Os custos associados dizem apenas respeito à renda mensal a pagar à empresa de renting e o seguro do equipamento. Estes valores variam de acordo com a impressora escolhida e são calculados no momento de apresentação da proposta.
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Que boas práticas devem ser tidas em conta?
Escolha uma locadora com experiência
O primeiro passo a dar é escolher o parceiro certo para estabelecer o contrato de renting. Deve escolher a locadora que oferecer as condições mais vantajosas para o seu negócio e com experiência nesta área. Tenha sempre em atenção que a proposta apresentada não deve incluir consumíveis nem manutenção do equipamento, como já referimos anteriormente.
Avalie o fornecedor
Consumíveis
Antes de negociar um contrato de consuanalise o custo por página (CPP). Independentemente do tipo de impressora, o tonner terá um rendimento de página específico. Ao dividir o custo do tonner pelo rendimento de páginas (número de páginas), pode-se calcular o custo por página. Ao conhecer melhor o CPP da sua empresa, é possível negociar um contrato de fornecimento de consumíveis mais alinhado com as reais necessidades da empresa.
No entanto, o preço do CPP não deverá variar muito de fornecedor para fornecedor, quer nas impressões mono (P/B), quer nas a cores. Se um fornecedor que oferecer um CPP muito abaixo da concorrência pode ser um forte sinal que poderá ter parte da sua margem desse serviço incluído no preço da máquina, que por sua vez inflacionará a renda do renting, o que acarreta riscos para o cliente.
Manutenção
Outro ponto importante e que deve analisar atempadamente é o tempo de resposta em caso de avaria. Deve escolher um fornecedor que garanta assistência técnica em menos de 24h para não ficar muito tempo com a máquina parada. Entre os vários fornecedores de impressoras e fotocopiadoras sugerimos, por exemplo, a White, a Multimac, a Xecsul, a Gomaval ou a i-Colours.
Identifique as necessidades do negócio
Antes de assinar um contrato de renting deve avaliar as necessidades que tem internamente neste campo e perceber aquilo de que vai precisar. Não adianta alugar equipamentos que não vai utilizar. Nem alocar uma fatia importante do seu budget a um equipamento que não dá resposta a todas as necessidades. Faça um levantamento de necessidade e, se precisar de apoio, o fornecedor poderá ajudá-lo a escolher a fotocopiadora ou a impressora que melhor responde às necessidades do negócio.
A quem pertence o equipamento no final do contrato?
O titular de todas as máquinas continua a ser sempre a locadora. Ou seja, o equipamento não aparece nos balanços patrimoniais da organização que o aluga. Assim sendo, não serão também tidas em conta variáveis como a depreciação do valor esperado durante um período fixo. No final do contrato, se pretender, poderá haver lugar à atualização de todo o equipamento.
No entanto, refletindo bem, dificilmente encontraremos outro tipo de equipamento empresarial em que a propriedade faça tão pouco sentido. O que as empresas retiram do uso dos equipamentos de impressão são o conjunto de funcionalidades que estes oferecem, sendo indiferente quem é o seu proprietário.
Existe algum tipo de vantagens fiscais associadas?
Sem dúvida que sim. O renting de impressoras permite deduzir as prestações, que passam a ser consideradas despesas operacionais, e não está sujeito ao imposto de selo. O IVA é dedutível, salvo nas atividades económicas isentas de IVA. Mesmo nestas, é um imposto que passará a ter um impacto menor na tesouraria, uma vez que o seu pagamento é distribuído pela duração do contrato, incluído em cada uma das rendas.
Para conhecer o plafond máximo aprovado para a sua empresa, faça uma simulação.